No146【幹事必見】歓送迎会の会場の選び方！必要な準備やおすすめの場所も

【幹事必見】歓送迎会の準備と当日の役割

まずはじめに、歓送迎会の幹事がするべき事前準備と当日の役割を解説します。

事前準備

1. 日程調整
まずは当日の対象出席人数の確認をし、日程調整を行います。複数の候補日を出して、日程調整を早めに行うようにしましょう。

2. 会場選び
日程が決まったら、まずは会場選びをします。直前ですと混み合っており、予約が取れない……ということも起こりかねません。なるべく早めに候補の会場は抑えるようにしましょう。

3. 当日のタイムテーブル準備
会場が決まったら、当日のタイムテーブルを決めます。乾杯の挨拶や、締めの挨拶を誰かにお願いする場合はこのタイミングで依頼をするようにしましょう。余興などを含める場合も誰に何をお願いするのか？幹事側で何かするのか？などの当日の詳細を確定します。

4. 当日の案内通知
詳細が決まり次第、当日の案内をメールなどのツールを使って通知しましょう。日程・会場などの詳細と合わせ、当日会費の回収が必要な場合は、回収方法なども必須要項に含め記載します。また案内通知は開催日の1週間前・前日にもリマインドをしてあげるのも良いでしょう。

当日の役割

当日、幹事は30分前までに会場に到着するように向かいましょう。座席の配置のチェックや、座席表の最終確認を行います。参加費の徴収が必要な場合は受付や最終参加人数の確認をし、集合時間に備えましょう。

開始時間が来たら、開始時間・終了時間の案内をし、乾杯の挨拶から始まります。司会進行や余興がある場合は、時間配分をしながら当日のタイムスケジュール管理が必要です。

また終了時刻間際には締めの挨拶をお願いしている方に声をかけ、締めの挨拶をしてもらいます。二次会など次の会場を準備している場合は、事前に案内している場合でも必ず最後にアナウンスをしましょう。最後には全員が退場するまで会場に残り、忘れ物がないかのチェックを行います。会計処理などを終え、幹事の当日の役割は終了です。

歓送迎会の会場の選び方・注意点

歓送迎会をする上で一番の重要なのが、会場選びです。人数や当日の所要時間、料理内容など希望に沿った条件に当てはまるのかを幹事は確認する必要があります。

まずは事前準備の項目に従い、会場選びに必要な条件を洗い出しましょう。また直前に予約をしようとすると既に空いておらず予約ができないということもあるので、なるべく早い段階で会場を抑えることが必要です。

歓送迎会の定番会場

ここでは歓送迎会の定番の会場、おすすめポイントや予約の際の注意点などをご紹介いたします。歓送迎会の幹事で会場選びで迷っている場合に参考にしてみてください。

レストラン

まず最初にご紹介する定番の会場が『レストラン』です。少人数でも貸切ではなく、個室を準備しているお店も多いのです。飲み放題のプランや食事プランなどお店によって様々ですので選択肢も豊富にあります。ただしお店によっては収容人数に上限があり、大人数での貸切は行っていない場合もありますので、大人数の場合は事前に確認してから候補に入れるのがおすすめです。

居酒屋

次にご紹介する定番の歓送迎会の会場が『居酒屋』です。『レストラン』と同様、歓送迎会の定番の会場です。レストランに比べ飲み放題のプランが充実しており、有名チェーン店から隠れ家的な居酒屋など料金も様々です。

『レストラン』と同様に、人数や日程によっては貸切や個室を手配してくれる場合があります。人気の居酒屋は既に予約が多く入っていることも多いのでなるべく早めの予約がおすすめです。

ホテルの宴会場

最後にご紹介する定番の歓送迎会の会場が『ホテル』。食事はビュッフェスタイルの立食スタイルから円卓のコース料理のタイプなどがあります。

『レストラン』や『居酒屋』に比べ、料金は高くなります。『レストラン』や『居酒屋』に比べ、『ホテル』は予約枠が少ないため、予約をする際は早めに予約をするようにしましょう。

屋形船での歓送迎会もおすすめ

歓送迎会の会場で『屋形船』も実はおすすめ。 会場や日程は限られてしまいますが、今までにない思い出に残る歓送迎会になること間違いありません。

屋形船のプランには豊富な種類の飲み放題のプランも含まれており、宴会にピッタリ！最少催行人数は船会社によって異なりますが、最少10名〜貸切利用することができますので歓送迎会にはもってこいの会場なのです。

食事は屋形船ならではの江戸前天ぷらや、新鮮なお刺身、期間限定料理などお酒を飲まない方も食事を満喫することができます。また食事だけでなく、東京の夜景を楽しめるのもおすすめのポイントです。人混みを避け、特等席から東京スカイツリーやレインボーブリッジなど（※コースによって周遊場所は異なります）を眺めることができます。

トイレや防寒が心配という方にも安心です。トイレはどの屋形船も水洗のトイレを完備。屋外デッキはもちろん冷え込むこともありますので、防寒具は必要ですが、船内は暖房が完備されているのでご安心ください。

歓送迎会の幹事で会場選びに迷ったら

いかがでしたでしょうか。今回は歓送迎会の幹事になった際の事前準備の手順やおすすめの会場についてご紹介しました。定番はレストランや居酒屋ですが、いつもと違った雰囲気を味わうには屋形船が特におすすめです。

屋形船の窓口ではご希望の日程、予算、出発地など条件を選択するだけで簡単にお好みのプランを見つけることができます。歓送迎会の幹事で会場選びに迷ったら、屋形船での歓送迎会も候補にしてみてはいかがでしょうか。